U herkent het vast wel: u verzendt elke dag heel veel correspondentie. Belangrijk daarbij is dat deze correspondentie correct wordt gevoerd door u en uw medewerkers. Maar ook dat u niet telkens opnieuw dezelfde e-mails of brieven typt.

Vandaar dat WiseNose WorkForce is uitgerust met documentstandaarden en standaardteksten. Deze zijn telkens opnieuw toepasbaar en worden altijd gevuld met de juiste gegevens.

Met documentstandaarden definieert u volledige brieven, e-mails, faxen en sms-berichten. Bijvoorbeeld om een ontvangstbevestiging of afwijzing aan een kandidaat te sturen. Of om een kandidaatvoorstel aan een opdrachgever te verzenden, compleet met CV-bijlagen.

Met standaardteksten maakt u tekstblokken aan die u in brieven of e-mails maar ook in notities kunt toepassen. Bijvoorbeeld om snel de juiste kopgegevens van een gespreksverslag (datum, tijd, aanwezigen, locatie, naam kandidaat, etc.) aan te maken.

Voor beiden zijn legio mergevelden beschikbaar, zodat automatisch actuele gegevens voor u ingevuld worden.

Toepassen van een documentstandaard
U bepaalt allereerst de tekst voor uw standaardbericht, bijvoorbeeld voor het afwijzen van een kandidaat. Op de plaats van de woorden die dynamisch ingevuld moeten worden kiest u de juiste mergevelden, bijvoorbeeld de naam van de kandidaat, de naam van de betreffende vacature of eventueel de afwijsreden.

Na de eenmalige definitie kan dit standaardbericht telkens opnieuw worden toegepast, bij elke afwijzing. Daartoe selecteert u bij het e-mailen dit standaardbericht uit de lijst met voorgedefinieerde standaarden. Op dat moment wordt de e-mail Afwijzing met afwijsreden ingevuld met de meest actuele gegevens:

Zelf mergevelden selecteren
Om uw (document)standaarden aan te maken of te onderhouden zijn deze daartoe voorzien van een groot aantal voorgedefinieerde (merge-)velden. Niet alleen naam- of adresgegevens, maar ook gegevens over de aanvraag, contactpersoon, sociale netwerken… Eigenlijk elk veld wat u in WiseNose WorkForce kunt invullen is als merge-veld te gebruiken. Eenvoudig via het muis-menu:

Groot bereik
Op deze manier kunt u snel persoonlijke correspondentie aanmaken. U vervalt niet in algemene standaardmailtjes, maar uw correspondentie is altijd persoonlijk en inhoudelijk van aard en bevat actuele gegevens. Zelfs als u de mail merge functie combineert met massamailing. Zo kunt u in één keer een grote groep relaties op persoonlijke wijze bereiken.